El uso de la firma electrónica en instituciones educativas en Latinoamérica aumentó 73% durante la pandemia (Diario La República, 2021). Con los estudiantes y padres de familia en casa se hizo necesario la posibilidad de realizar los trámites online y tarde que temprano las universidades y colegios han tenido que dar este paso.
Con el regreso a las clases presenciales aún es común ver en los diferentes países de la región, las largas filas de estudiantes y padres de familia en las instituciones educativas para realizar los procesos de matrículas. Sin embargo con la adopción de la firma electrónica en instituciones educativas este es un proceso que se puede realizar totalmente online.
Transformación digital en el sector educación en Latinoamérica
Es cierto que en la región nos encontramos frente a diversas situaciones que pueden estar relacionadas con la brecha digital. Algunas familias aún no tienen acceso a internet o incluso a dispositivos electrónicos para realizar este proceso. O también puede encontrarse dificultades por temas de alfabetización digital.
Sin embargo, precisamente ese es el camino de la digitalización el que hay que seguir abonando y en esa medida el sector educativo está llamado a dar los pasos más importantes.
Desde todos los sectores, incluido los gobiernos en América Latina reconocen la relevancia de la transformación digital en la educación, por lo tanto las Instituciones Educativas se deben apresurar a cambiar los procesos físicos a digitales.
Digitalización de los procesos académicos con la firma electrónica
La adopción de la firma electrónica es el primer paso para la digitalización de los procesos en universidades, colegios, escuelas o centros de formación.
Lo primero que debes saber es que existen diferentes tipos de firma electrónica y mecanismos de autentificación para firmar de manera online con respaldo legal, establecidos en el marco regulatorio de cada país.
Por eso, más allá del uso de una firma electrónica, es importante que las instituciones educativas cuenten con herramientas más completas que les permitan realizar todo tipo de gestiones y ofrecer diferentes servicios, como lo son la firma electrónica de documentos académicos y la emisión de diplomas y titulaciones de manera electrónica.
Para saber más aquí puedes encontrar los tipos de firma electrónica en Colombia, Chile y Perú.
Herramientas para digitalizar los procesos de tu colegio u universidad
En la actualidad existen diversas plataformas tecnológicas que ofrecen la firma electrónica de documentos. Sin embargo, no todas cuentan con la acreditación de las entidades acreditadoras de cada país.
Thomas Signe está acreditada como Autoridad de Certificación Digital en Colombia, Chile y Perú. Esto significa que estamos facultados para emitir certificados digitales y prestar servicios de certificación digital en esos países.
Como Autoridad de Certificación Digital ponemos a la disposición de las instituciones educativas dos herramientas que les permitirán dar el paso hacia la digitalización de manera sencilla y eficaz:
1. Facilita la firma electrónica en tu institución educativa con URUK
URUK es la plataforma de firma electrónica que pone a tu disposición diferentes tipos de firma electrónica y niveles de seguridad, para firmar donde quieras, cuando quieras y desde cualquier dispositivo electrónico.
La firma electrónica en instituciones educativas ofrece múltiples ventajas tanto para los estudiantes como para la gestión administrativa:
Agiliza las labores administrativas
Posibilita la firma rápida, sencilla y segura de todos los documentos relacionados con las gestiones internas. Así como permitir a los estudiantes realizar los trámites online relacionados con sus estudios.
Automatiza los procesos
Crea flujos de firma recurrentes, usa plantillas predeterminadas y diseñadas a tu medida, elige los firmantes, los tipos de firma que necesitas y recibe los documentos firmados de forma inmediata.
Firma grandes volúmenes de documentos
Envía a firmar varios documentos de un solo alumno con un solo envío, reduciendo los tiempos de espera y agilizando los trámites de los estudiantes.
Digitaliza la gestión documental
Gestiona todos los expedientes de los alumnos en un solo lugar y accede a ellos en cualquier momento.
Ahorra costos en todo
Ahorra tiempo y recursos en desplazamientos, envíos de correos certificados, costes administrativos, compulsas, papelería, impresiones, escaneo y almacenamiento. La firma electrónica hace posible la implementación de políticas sostenibles dentro de las instituciones educativas y la reducción del uso del papel.
Otorga plena validez legal
Usa las firmas electrónicas y certificados digitales establecidos en cada país. Por ejemplo, en Colombia, puedes usar la firma electrónica o la firma digital. En Chile podrás hacer uso de certificados digitales simples o certificados avanzados. Y en Perú, encontrarás posibilidades de firma electrónica simple, firma electrónica avanzada y firma electrónica cualificada.
También podrás hacer uso de herramientas como la firma biométrica, el código OTP, o el email certificado.
Garantiza la mayor seguridad
URUK agrega una máxima capa de seguridad. URUK es la primera plataforma de firma electrónica que integra tecnología Blockchain para resguardar los documentos.
Todos los documentos firmados se registran en la Blockchain de nuestro proveedor SigneBlock, lo cual permite proteger los documentos de manera criptográfica y conservar la integridad del contenido, puesto que esta es inmutable y no se puede modificar. Así como aporta una completa trazabilidad de los movimientos realizados, generando mayores evidencias de los procesos.
Expide los certificados de tus cursos de formación
si tu empresa, academia o institución ofrece cursos de formación no reglada, URUK te permite emitir los certificados de tus cursos de formación.
Con URUK ofrece lo que quieren los profesionales hoy:
- Tener sus certificados de estudio una vez finalicen la formación.
- Compartir sus certificaciones con los empleadores o empresas que las solicitan como insignia en el perfil de Linkedin, vía email u otras plataformas digitales.
¿Qué documentos puedes firmar con la firma electrónica en instituciones educativas?
Matrículas
Matrículas, alta de estudiantes, solicitudes de becas, cartas de admisión, convenios, convalidaciones, traslado de expedientes.
Documentos académicos
Títulos, diplomas, actas de grado, certificados de estudios, expediente académico, convenios de prácticas, convenios de intercambio, etc.
Documentos administrativos
Contratos laborales, contratos de profesores, recibos de parking, residencias, facturas, presupuestos, acuerdos de confidencialidad, nóminas de empleados, albaranes y otros documentos con proveedores, autorizaciones.
2. Emite diplomas y titulaciones electrónicas con eTítulo
eTítulo es el servicio mediante el cual universidades, colegios, instituciones educativas o cualquier centro de formación, puede poner a disposición de sus estudiantes documentos académicos en formato electrónico.
Por ejemplo, desde la plataforma puedes generar y gestionar copias electrónicas auténticas de Títulos Universitarios o diplomas de grado, con la misma validez legal de un diploma en papel. ¡Y mucho más rápido!
Con eTítulo vas un paso adelante en la digitalización porque:
- Facilitas el acceso al empleo al permitir la verificación rápida y confiable de las titulaciones profesionales por parte de las empresas.
- Los títulos y certificaciones cuentan con la última tecnología de seguridad y trazabilidad Blockchain haciendo que estos documentos estén a toda a toda prueba de fraudes y falsificaciones.
- Mejoras el servicio a tus estudiantes. Está disponible en cualquier momento, es práctico, económico y sostenible.
Conoce aquí todas las características sobre eTítulo, las titulaciones pioneras con certificación Blockchain.
¿No crees que todas estas herramientas te pueden ayudar a dar un gran paso en la digitalización de los procesos, mejorar las condiciones de los gestores académicos y ofrecer un mejor servicio a tus estudiantes?
Si quieres conocer todo al respecto, no dudes en contactar a nuestro equipo en Chile, Perú y Colombia.
