Hemos sido testigos durante dos años de cómo las empresas y los gobiernos en América Latina han tenido que avanzar en la digitalización de sus procesos. La necesidad de realizar todo tipo de trámites en el entorno online, aumentó en un 392% el uso de la firma electrónica en Latinoamérica (Economía hoy México, 2022). Lo cual ratifica, al fin, la importancia de implementar esta herramienta de autenticación digital. Tanto para dar seguridad y validez legal a las operaciones como para mantener las actividades comerciales dentro y fuera de los países.
Tras las nuevas tendencias y hábitos adoptados por los usuarios, las firmas electrónicas son hoy una herramienta transversal y necesaria para llevar a cabo diversas actividades cotidianas y comerciales. Tales como realizar acuerdos a distancia, cerrar negocios, hacer compras online, realizar transacciones bancarias, teletrabajar y tramitar documentos públicos y privados.
En ese contexto, los sectores financiero, educativo, comercio electrónico y retail son los que tienen mayor madurez digital. BBVA detectó un aumento del 60% de actividad y ventas a través de los canales digitales en Perú, Colombia y México (BBVA, 2021). Y según cifras de Adobe, el uso de la firma electrónica en instituciones de educación aumentó 73% en la pandemia (La República, 2021).
Con la transformación digital como elemento clave para el crecimiento de la región, te presentamos algunas tendencias tecnológicas y avances en la implementación y uso de la firma electrónica en Latinoamérica.
Tendencias en transformación digital e implementación de la firma electrónica en Latinoamérica
Estos algunos escenarios, acontecimientos y tecnologías que están impulsando la firma electrónica en Latinoamérica:
1.Cambio de mentalidad y transición cultural para usar firma electrónica en Latinoamérica
La transformación digital más que la adopción de nuevas herramientas implica un cambio de mentalidad. Y en eso la pandemia hace lo suyo. Impulsa cambios de comportamiento y está rompiendo las barreras que antes impedían usar firmas electrónicas, como sucede por ejemplo en el caso de Colombia.
Según explica Paula Mariño, Gerente Comercial en Thomas Signe Colombia, “en Colombia cuesta esa transición, pasar del documento físico que se envía por mensajería para que otra persona lo firme a usar un medio electrónico porque aún hay cierta desconfianza”. Sin embargo, agrega que “la pandemia propició que se estén conociendo las normativas relacionadas con la firma digital y las firmas electrónicas en el país y que están operativas desde 1999. Apenas hasta ahora las personas y empresas están comprendiendo que las firmas electrónicas son mecanismos que funcionan con todas las garantías legales”.
¿Pero es que son diferentes?: Comprende las diferencias entre firma digital y firma electrónica.
2. Experiencias híbridas
El nuevo telón de fondo hace necesario implementar un modelo de trabajo que combine presencialidad y virtualidad (días en casa y días en la oficina). En ese sentido los departamentos de Recursos Humanos tienen grandes retos: garantizar la productividad laboral y eficiencia operacional de las empresas. Así como ofrecer condiciones aptas para los colaboradores.
La firma digital se convirtió en una herramienta que posibilita la consecución de dichos propósitos permitiendo la gestión dinámica de documentos, la realización de contratos laborales y demás actividades como la firma electrónica de facturas, nóminas, actas, informes, compraventas y demás.
Por otro lado, las empresas buscan adaptarse y responder a las nuevas preferencias de los clientes posibilitando la omnicanalidad. Por ejemplo, de acuerdo con la complejidad de un trámite bancario, un cliente puede preferir usar canales físicos o digitales o recurrir a ambos.
El 46,5% de los emprendedores en Ecuador y Colombia afirmaron que la pandemia incrementó el nivel de inversión en tecnología de oficina de su empresa (Avila Latinoamérica, 2022).
3. Firma electrónica en Latinoamérica: posibilidad de hacer casi todo online
Existen experiencias en la vida que quizá las personas prefieran tener de manera presencial, como lo es casarse. Sin embargo, existen otras situaciones en las cuales posibilitar este tipo de trámite de manera online, facilita enormemente la vida de las personas y garantiza sus derechos constitucionales. Como por ejemplo legalizar un matrimonio en otro país diferente en donde ocurrió la ceremonia, que fue el caso del primer matrimonio virtual en Colombia que tuvo lugar en junio de 2021 .
Casarse, divorciarse, comprar una casa desde el extranjero, autenticar documentos, firmar un testamento, hacer una separación de bienes… Son trámites que se pueden realizar de manera virtual, pero para ello es necesario avanzar en la digitalización y transformación digital del sector notarial. Y esto se logra implementando mecanismos autenticación digital con niveles altos de seguridad y emitidos por Autoridades de Certificación Digital.
Con este propósito, el gobierno colombiano puso en marcha en marzo de 2021 el servicio de Notaría Digital para permitir la realización de más de 400 trámites digitales. Para junio de ese mismo año, se habilitaron más de 100 notarías digitales en el país.
Una vez allanado el terreno, la firma electrónica en Latinoamérica permitirá alquilar una casa, comprar un carro o abrir una cuenta bancaria sin necesidad de desplazamientos.
4. Transformación digital del sector público
En consecuencia, con lo anterior, los países de la región comprendieron que requieren avanzar en la implementación de la firma electrónica, tecnologías como la biometría de reconocimiento facial y la digitalización de los documentos de identificación nacional. Así como respaldar normativas que impulsen la transformación digital y su implementación.
Según estimaciones de la IDC, se espera que para 2023 el 20% de los gobiernos adopten la firma digital (Latin Pyme, 2023).
Veamos algunos países que están implementando la firma electrónica en Latinoamérica:
Perú
En Perú, en febrero de 2021 La Ley de Firmas y Certificados Digitales (Ley 27269) fue actualizada por el Decreto Supremo N° 029-2021-PCM, que aprobó el reglamento de la Ley de Gobierno Digital y modificó dicha Ley. En esta se establecen los tipos de firma electrónica, adicionando la firma electrónica cualificada para facilitar los acuerdos transfronterizos.
Igualmente, mediante decreto se extendió la suspensión de la obligación de presentar documentos físicos ante entidades públicas hasta 2024. Además de la emergencia sanitaria se quiere impulsar la transformación digital del Estado y el gobierno electrónico. De hecho, a partir de 2022 en Perú se implementará el Índice de Innovación Digital, el cual medirá la madurez de la transformación digital de las entidades públicas.
Por lo tanto, el sector público está dispuesto a invertir en soluciones tecnológicas que permitan la digitalización de sus diferentes carteras. Por ejemplo, el Ministerio de Salud quiere poner en marcha la historia clínica electrónica, la cual permitirá la integración de la información en un único sistema. Esto implica que los profesionales sanitarios adopten la firma digital y estén certificados por su colegio profesional.
Colombia
En Colombia la Ley Antitrámites (actualizada en la Ley 2052 de 2020), ha permitido la digitalización de varios documentos como la cédula de ciudadanía y la licencia de conducción. Asimismo, la activación de la Carpeta Digital Ciudadana para realizar trámites en línea.
Ese portal cuenta con un sistema avanzado de autenticación digital que permite a las entidades tener certeza de que la persona que accede al trámite es realmente quien dice ser. De esta manera, se mitigan los riesgos de suplantación de identidad y se reducen los múltiples usuarios o contraseñas.
Chile
La Ley Nº 21.180 o de Transformación Digital del Estado (LTDE), publicada en noviembre de 2019, tiene como propósito digitalizar de manera gradual todos los procedimientos administrativos de las instituciones del Estado a 2024 ( excepto los organismos del Poder Judicial y Congreso Nacional).
Esta Ley permitirá a los ciudadanos presentar solicitudes en línea, seguir la tramitación de procesos, obtener copias en línea y recibir notificaciones.
Entre los desafíos de su implementación se encuentra garantizar la equivalencia funcional. Es decir que un documento con firma electrónica o certificación digital tenga la misma validez legal que un documento físico.
5. Blockchain para trazar y autenticar
La transformación digital de los procesos va más allá de la eliminación de papel. Empresas en Latinoamérica de todos los sectores están integrando tecnologías IA, IoT, Big Data, Analítica de Datos y Blockchain para reducir las ineficiencias y crear procesos completamente digitales y automatizados.
Como lo hemos mencionado, adoptar la firma electrónica en Latinoamérica es un paso primordial para dicha transformación pues es la que da seguridad a las operaciones y facilita los acuerdos a distancia.
Ahora bien, cuando la firma electrónica se integra con la tecnología Blockchain agrega una mayor capa de seguridad, garantizando trazabilidad e inmutabilidad de los documentos firmados. Por lo que el desarrollo de la Blockchain en Latinoamérica se prevé como una importante solución para prevenir la suplantación de identidad y el fraude.
Solución de Firma electrónica en Latinoamérica con Blockchain
Thomas Signe es pionero en integrar tecnología Blockchain a su solución de firma electrónica en Latinoamérica. Lo hace posible a través de la plataforma multifirma URUK con la cual revoluciona la seguridad y la trazabilidad documental, garantizando operaciones con plena seguridad jurídica y validez legal. Es decir, con la Blockchain es capaz de securizar información de una manera que hasta el momento no había sido posible.
¿Qué implica el Blockchain? Es la mayor garantía de seguridad que se puede tener porque al registrar la información en Blockchain, un documento se hace casi imposible de hackear. Asimismo, permite la trazabilidad, inmutabilidad e integración de la información.
Con URUK puedes:
- Acceder y gestionar tu documentación en la nube.
- Enviar notificaciones a las partes firmantes para efectuar la firma correspondiente.
- Personalizar los flujos de firma de cada documento en base a tus necesidades y a las de tus clientes.
Además, puedes elegir el tipo de firma que necesites:
- Certificados digitales
- Certificados en la nube
- Sello de tiempo
- Firma electrónica avanzada
- Mensajería OTP SMS/Mail
- Firma biométrica manuscrita y facial
- Seguridad Blockchain
En definitiva: sobre el uso de firmas electrónicas en Latinoamérica
Está claro que la pandemia abrió las puertas a un mayor uso de la firma electrónica en Latinoamérica. Los países de la región están dispuestos a invertir en nuevas tecnologías pues saben que la transformación digital es necesaria para ser competitivos y responder a un nuevo mundo que necesita operar online. Por lo que, algunos servicios y plataformas que se propusieron de manera temporal para dar respuesta a la emergencia, se han convertido en una gran oportunidad para impulsar la transformación digital de los gobiernos.
En ese sentido el sector privado también se ve obligado a adaptarse al nuevo entorno y emprender, por ley, su transformación digital.
La firma digital busca aportar la misma validez legal que la firma manuscrita en el entorno online para posibilitar esa transición de manera segura. Para lograrlo ya existen las herramientas tecnológicas y una de ellas es URUK.
¿Quieres saber más de sus beneficios? Conoce URUK.
